错误时有发生，尤其是在电子表格上。在分析数据时，拼写错误、多余空格、重复、公式错误和空白单元格都可能会带来麻烦。要清理 Microsoft Excel 电子表格，请尝试以下一种或多种方法来处理“脏数据”。
供参考：还需要清理“C”盘上的数据？我们向您展示如何操作。
无论是导入还是输入错误，您的数据中都可能会出现多余的空格。这可以包括单元格开头的前导空格、末尾的尾随空格或单词或值之间的其他空格。虽然它们看起来很无辜，但在过滤、排序或用额外空格制定数据时很容易遇到问题。
有两种简单的方法可以删除 Excel 工作表中的多余空格：TRIM 函数和查找和替换工具。
使用修剪功能
Excel 中的 TRIM 函数专门用于删除数据中的空格。公式的语法很简单TRIM(text)。输入单元格引用或参数文本。
让我们看一个例子。在单元格 A1 中，文本之间有前导、尾随和额外空格。转到另一个单元格，然后输入以下公式以删除空格：
=TRIM(A1)
该函数去除空格并为我们提供干净的数据。
再举一个例子，我们将输入文本作为参数，而不是单元格引用。请务必使用以下公式将文本括在引号内：
=TRIM(“ John Jacob Smith ”)
您将看到空格已被删除。
使用 TRIM 函数时需要注意的重要一点是，您在包含数据的单元格以外的单元格中输入公式 - 除非您想要替换该数据。
提示：你可能会发现这些高级 Excel 公式非常有用。
使用查找和替换工具
如果工作表中散布着多余的空格，您可能更喜欢使用 Excel 的查找和替换工具而不是 TRIM 函数。使用此方法，您可以删除全部或特定数量的空格。
- 转到“主页”选项卡，打开“编辑”部分中的“查找和选择”下拉菜单，然后选择“替换”。
- 在出现的“查找和替换”框中，如果要删除全部空格，请使用“查找内容”框输入一个空格，或者输入要删除的确切空格数。
- 如果要删除所有空格或要保留的确切空格数，请在“替换为”框中不输入任何内容。
- 选择“全部替换”以删除多余的空格，您将立即看到工作表更新。
2. 删除非打印字符
非打印字符类似于可能弹出的额外空格。这些是前 32 个字符，包括零，在 7 位 ASCII 码中对于诸如空字符、标题开头、换页、回车和单位分隔符之类的内容。与空格一样，这些字符在计算公式、排序或在 Excel 工作表中进行过滤.
您可以方便地使用一种简单的函数来删除 Excel 中的非打印字符。该函数称为 CLEAN，公式的语法为CLEAN(text)，您可以在其中输入参数的文本或单元格引用。
在此示例中，单元格 A1 中公式的开头和结尾处都有非打印字符 CHAR(10)。
使用以下公式删除它们：
=CLEAN(A1)
您还可以输入文本作为 CLEAN 公式的一部分。如果您想用干净的文本替换现有文本而不是使用单独的单元格，请使用以下公式。
=CLEAN(CHAR(10)&"John Jacob Smith"&CHAR(10))
非打印字符将被删除，仅留下文本。
3.删除空白行
如果工作表中最终出现空白行，这些行可能会占用实际数据急需的空间。只需几个步骤即可删除 Excel 中的空白行，重新获得工作表中的空间.
- 转到“主页”选项卡，打开“编辑”部分中的“查找和选择”下拉菜单，然后选择“转到特殊项”。
- 在出现的窗口中，选择“空白”，然后单击“确定”。
- 您会看到所有空白暂时突出显示。在删除行之前，请检查它们以确认没有其他数据。如果您不向右滚动就看不到其他列，这一点尤其重要。要删除空白行，请返回“主页”选项卡，打开“删除”下拉菜单，然后选择“删除工作表行”。
- 您将看到空白行消失，工作表中的剩余行向上移动。
很高兴知道：学习如何在 Microsoft Excel 中合并文本.
4. 纠正字母大小写
如果您正在导入数据，您可能会发现数据中存在混合字母大小写。您可以在 Excel 中使用几个简单的大小写函数来使大小写保持一致。
LOWER 将所有字母转换为小写，UPPER 将所有字母转换为大写，PROPER 将文本字符串中每个单词的第一个字母大写，并将所有其他字母更改为小写。此外，PROPER 将非字母字符后的第一个字母大写，例如 1a 到 1A。
每个的语法都是相同的，LOWER(text),UPPER(text）， 和PROPER(text)，您可以在其中使用文本或单元格引用作为参数。让我们看一下例子。
要将单元格 A1 中的所有字母更改为小写，请使用以下公式：
=LOWER(A1)
要将同一单元格中的所有字母更改为大写，请使用以下公式：
=UPPER(A1)
要将单元格 A1 中文本字符串中每个单词的第一个字母大写，请使用以下公式：
=PROPER(A1)
您还可以使用单元格范围作为公式中的参数。我们可以使用 PROPER 函数通过以下公式更改单元格 A1 到 A5 中的字母大小写：
=PROPER(A1:A5)
5.查找并删除重复项
重复数据是您可能需要在 Excel 工作表中清理的更多数据。您可以拥有相同的客户姓名、电子邮件地址、电话号码或类似信息，其中重复的内容是您不需要的额外数据。
有多种方法可以找到并删除 Microsoft Excel 中的重复项，您可以查看我们关于此主题的教程以了解各种方法。在这里，我们只考虑最简单的选项，即使用 Excel 的内置“删除重复项”功能。
请注意，Excel 保留第一个实例并删除下一个实例。
- 首先选择包含重复项的单元格区域，然后转到“数据”选项卡，然后单击“数据工具”组中的“删除重复项”。
- 在弹出窗口中，您可以缩小要查看和删除的数据范围。首先，选中复选框或对要检查重复项的列使用“全选”。接下来，如果您的数据包含标题，请选中该框。单击“确定”继续。
- 如果 Excel 成功删除重复数据，您将看到一条弹出消息，让您知道已删除和保留的数据数量。
- 您的工作表将被清理，并删除那些重复项。
供参考：学习如何将 PDF 中的数据转换为 Excel 电子表格.
6.清除格式
如果您有多个人在处理一张工作表或从其他位置复制并粘贴数据，则可能有不需要的额外格式。这可能包括粗体字体、填充颜色或边框。幸运的是，您不必一一更改每个单元格、行或列。您只需单击一下即可清除工作表中的格式。
请注意，如果您在工作表中设置了条件格式，则按照此处所述清除格式也会删除该格式。
- 选择包含要删除的格式的单元格区域。我们将粗体、彩色和斜体应用于文本以及填充颜色和边框。
- 转到“主页”选项卡，打开“清除”下拉菜单，然后选择“清除格式”。
- 您将看到这些单元格中的所有格式都消失了，并且将获得一个干净的状态。
7. 将文本转换为列
当您从其他来源提取数据时，它并不总是按照您想要的方式排列。您可能有一些行需要将数据放入列中的单独单元格中。您只需几个步骤即可将此文本转换为列，以便更容易操作。
- 选择要转换的单元格，前往“数据”选项卡，然后在“数据工具”组中选择“文本到列”。
- 当“将文本转换为列向导”打开时，请执行几个步骤，根据数据的当前状态以及您想要的显示方式来转换数据。首先选择“分隔”或“固定宽度”。 Excel 根据您的数据为您提供建议，但您可以选择最适用的选项。单击“下一步”。
- 根据您在第一步中选择的选项，您将看到相应的第二步。例如，如果您选择分隔数据，则可以选择分隔符，如果您有固定数据，则可以调整列宽。单击“下一步”。
- 选择列的数据格式，例如文本或日期，然后输入转换数据的目标。单击“完成”。
- 您将看到文本已转换为列，可供您使用。
很高兴知道：了解使用哪一个：Grammarly 或 Microsoft 编辑器.
虽然 Excel 在指出单元格中的错误（例如公式中的错误）方面做得很好，但如果您的电子表格很长，您可能不会注意到这些错误。使用条件格式，您可以突出显示错误，以便更容易看到它们并更正它们。
- 单击工作表左上角的“全选”（三角形）按钮选择整个工作表。如果您只想检查某些单元格，请选择这些单元格。
- 转到“主页”选项卡，打开“样式”组中的“条件格式”下拉菜单，然后选择“新建规则”。
- 当“新格式规则”窗口选项时，选择顶部的“仅格式化包含的单元格”，并在底部的下拉列表中选择“错误”。
- 单击“格式”按钮选择要应用的格式。您可以执行一些操作，例如用颜色填充单元格、将文本设为粗体或添加深色边框。设置格式后选择“确定”。
- 您将在“新格式规则”窗口的底部看到您选择的预览。单击“确定”保存并应用规则。
- 当您查看工作表或选定的单元格时，您会看到弹出这些错误。更正错误后，格式就会消失，您可以继续进行下一个错误。
常见问题解答
如何检查 Excel 中的拼写错误？
与其他 Microsoft Office 应用程序一样，您也可以在 Excel 中使用拼写检查。这对于查找常见的拼写错误或拼写错误非常方便。
转到“审阅”选项卡，然后在功能区的“校对”部分中选择“拼写”。当拼写检查框出现时，您将看到电子表格中字典中没有的单词。您可以忽略拼写、将单词添加到词典中、手动更改它或使用建议之一。
我如何知道如何修复 Excel 错误？
如果您在工作表中看到特定错误，请选择该单元格并转到“公式”选项卡。单击公式审核组中的“错误检查”。您将看到错误检查窗口出现，其中包含有关错误的简要详细信息。您可以选择在 Web 上从 Microsoft 获取有关错误的帮助、显示计算步骤、忽略错误或编辑公式。
此外，您还可以访问如何避免损坏的公式页面在 Microsoft 支持网站上查看常见公式错误的列表及其说明。
如何在 Excel 中将行转换为列，反之亦然？
与此处讨论的文本到列功能类似，您可以在 Excel 中将数据从行转换为列或从列转换为行。
最简单的方法是使用复制和粘贴以及转置功能。或者，您可以使用 TRANSPOSE 函数。看看我们的完整教程在 Excel 中转置数据，这解释了这两种方法。
图片来源：皮克斯。所有屏幕截图均由 Sandy Writtenhouse 制作。
